さまざまな企業の働き方や魅力をお伝えしていくこの企画。今回はオンラインアシスタントサービス「フジ子さん」を運営する、BPOテクノロジー株式会社にお話を伺いました。同社は、最新技術を活用して業務効率化を支援する先進的な企業です。
BPOテクノロジー株式会社：オンラインアシスタントサービス「フジ子さん」の運営企業
BPOテクノロジー株式会社は、「オンラインアシスタントを、日本でも当たり前に」というビジョンのもと、オンラインアシスタントサービス「フジ子さん」を運営する会社です。企業からの依頼に応じてアシスタントチームを編成し、一般事務を中心とした多岐にわたる業務のサポートを行っています。
| 会社名 | BPOテクノロジー株式会社 |
|---|---|
| 住所 | 東京都中央区銀座6-14-8 |
| 事業内容 | オンラインアシスタントサービス「フジ子さん」のサービス運営 |
| 設立 | 2017年2月 |
| 公式ページ | https://fujiko-san.com/ |
| 働き方 | テレワーク（完全在宅） |
人手不足が深刻化する現在、企業にとって採用や教育にかかるコストが大きな負担となっています。「フジ子さん」を活用することで、企業は時間やコストを節約でき、本来の業務に集中できるというメリットがあります。
また、オンラインアシスタントとして働く側にとっても、仕事とプライベートの両立が可能な働き方は大きな魅力となっています。
企業と働く人、双方のニーズを満たすBPOテクノロジーでの働き方や魅力について、総務人事課の山中さんと大谷さんにお話を伺いました。
BPOテクノロジーの事業内容：企業のバックオフィス業務を幅広くサポート
▲BPOテクノロジーさんは、企業からの多様な依頼に対応している（公式サイトから引用）
編集部
それでは最初に、BPOテクノロジーさんの事業内容について、お聞かせいただけますでしょうか？
大谷さん
当社が展開するオンラインアシスタントサービス「フジ子さん」は、クライアント様から幅広いお仕事の依頼を受け、依頼内容に合わせてチームを編成し、オンラインでサポートするサービスです。
企業では、資料作成や出張の手配・経費精算などの事務作業が発生するため、本来の業務とは別に事務処理のために人手が必要です。しかし、新しい人材の採用や教育には、コストや時間がかかります。
そこで「フジ子さん」をご活用いただくことによって、これまで事務処理にかかっていた時間やコストを本来の業務へ充てられるようになります。
編集部
具体的には、どのような依頼内容が多いのでしょうか？
大谷さん
経理や秘書・総務などといった一般事務や、バックオフィス業務がメインです。それ以外にも、パソコンでできる業務であれば、幅広い依頼に対応しています。例えば、翻訳業務やホームページの作成といった専門的な依頼もあります。
実際の作業は、実務経験者を中心にチームを組んで進めていきます。
編集部
たとえば「繁忙期だけ作業をお願いしたい」といった依頼も、可能なのでしょうか？
大谷さん
はい、もちろん可能です。必要なときに、必要な分だけご依頼いただけます。
編集部
雑務に負われて業務が捗らない企業や、人手不足の企業にとっては、とてもありがたいサービスですね。
BPOテクノロジーのリモートワーク体制：創業時から実践する在宅勤務の特徴
▲場所や時間に縛られずに働ける点が、BPOテクノロジー株式会社の魅力（公式サイトから引用）
編集部
新型コロナウイルスの流行をきっかけに注目され始めたリモートワークですが、BPOテクノロジーさんでは、創業当時からフルリモートの働き方を実現されていたそうですね。どういった背景で実施されていたのでしょうか？
大谷さん
当社は「オンラインアシスタントを日本でも当たり前に」というビジョンを掲げ、創業当時から現在まで、代表を含めほとんどのスタッフが在宅でのフルリモートで業務を行っています。
「フジ子さん」の始まりは、代表の山田（代表取締役社長の山田真也さん）がインドネシアでオンラインアシスタントサービスを立ち上げたことです。当初は、インドネシアの日系企業で働く方向けに、ちょっとした作業を日本人にオンラインで依頼できるサービスを提供していました。
2016年〜2017年頃、アメリカや欧米では「バーチャルアシスタント」として、オンラインを利用したアシスタントが一般的になり始めていました。日本では「オンラインアシスタント」と呼ばれていましたが、まだ同様のサービスが浸透していませんでした。日本でももっと活性化させていきたいという思いから、フルリモートという働き方を実施しています。
ただし、クライアント様からの依頼の中には、オンラインでの対応が難しい郵便物の発送や紙ベースの業務などがあります。そのため、愛知県岡崎市にあるBPOセンターでのみ、一部のスタッフが出社して作業を行っています。
編集部
欧米で一般的になりつつあったオンラインアシスタントを、いち早く日本で実現されていたんですね。
▲BPOセンターでの業務は、オンラインでは対応できない、郵便物の梱包や発送・紙ベースの事務作業などがメイン
オンライン上でのコミュニケーション戦略：思いやりとポジティブフィードバックの重要性
▲ポジティブな社風が、気持ちよく働ける環境作りのポイント（公式サイトから引用）
編集部
フルリモートで仕事を進めていると、コミュニケーションの面で課題が生じることもあると思います。BPOテクノロジーさんで円滑なコミュニケーションのために工夫されていることがあれば教えてください。
大谷さん
当社では、相手の立場に立った思いやりのあるコミュニケーションを、クライアント様とのやりとりだけでなく、スタッフ間でも心がけています。
業務はチーム制で行っており、チーム内ではチャットでいつでも連絡が取れます。必要に応じてWebミーティングも実施し、業務に関して困ったときには相談し合える環境を整えています。これにより、コミュニケーションの取りづらさは解消できていると考えています。
編集部
リモートワークではテキストコミュニケーションがメインになるので、伝達漏れなどが起こる可能性もあると思います。テキストコミュニケーションでのトラブルを避けるためのノウハウがあれば、お聞かせいただけますか？
山中さん
たとえば何かやり取りをした後、その後にもう一度、理解した内容を自分自身の言葉で伝え直すという対応をスタッフにお願いしています。Webミーティングの際には、表情が見えないことでトラブルが起きないよう、顔やカメラの位置にも気を配りながら、日々の業務を行っています。
さらに、当社の社風として入社時にお伝えしていることの1つに「ポジティブフィードバック」があります。
編集部
ポジティブフィードバックとは、具体的にどういったものなのですか？
山中さん
ミスや失敗が起こってしまったときでも、人為的なミスは誰にでも起こり得ることを念頭に話をします。なぜミスや失敗が起こったのかを話すとネガティブになってしまうので、「どうしたら上手くできたのか」「こうしたら良かったよね」というように、改善点をポジティブに伝えるようにしています。
初めからポジティブな意味合いで話をすることで、より良い未来像が具体的に描けるようになることが重要だと考えているからです。
社内の細かいルールは、他のスタッフにも同様のミスが起こらないような体制を作るために、スタッフ全員で理解し、社風として捉えています。
編集部
なるほど。テキストコミュニケーションによるトラブルを防ぎ、スタッフ全員が思いやりの心を持って、気持ちよく働ける環境を整えているんですね。業務を行うにあたって、何かガイドラインのようなものはあるのでしょうか？
山中さん
当社のガイドラインの1つに、ブランドガイドラインがあります。フジ子さんは、たくさんのアシスタントが一人のフジ子さんというイメージで対応する必要があります。そのため、誰がクライアント様とやり取りをしても、フジ子さんとしての一貫した回答ができるよう、ガイドラインを設けています。
新人サポート体制：リモートワーク未経験者も安心の充実したトレーニングプログラム
▲研修やサポート体制が充実しているので、無理なく「フジ子さん」としてオンラインアシスタントの仕事が開始可能
編集部
先ほど、業務はチーム制で稼働されているというお話がありました。チームに新しい方をお迎えする際には、リモートワークに慣れていない方も含め、どのような体制でサポートをされているのですか？
大谷さん
まずはテキストコミュニケーションがメインのリモートワークに慣れていただくために、入社後に1か月程度、トレーニング専門のスタッフがツールの使い方などを含めたサポートやOJTを行います。実際の業務に関するフォローはチーム全体で行うので、安心して作業を開始できるよう、サポート体制を整えています。
業務の中で進め方がわからないことなどがあれば、チーム内でのチャットで、いつでも連絡が取れる環境になっています。場合によってはWebミーティングなども行って、お互いにコミュニケーションをとって、わからない部分などを相談し合うような形を取っています。
山中さん
スタッフの中には、短時間で働いている人もいますので、リアルタイムでなくても情報共有ができる仕組みも整えています。
例えば、チームミーティングは午後に行われますが、午前中メインで仕事に入っている方もいます。そういった場合には、チームミーティングを録画して、全チーム内のスタッフが共有できるようにしているので、情報伝達の漏れは起こりません。
また、クライアント様とやりとりする時は必ず一度社内のバーチャル空間に入ってから業務を行います。そのため急なお休みを取る必要が出てきたとしても、クライアント様とスタッフのやり取りを確認して別のスタッフが対応できるので、業務が止まって困ることはありません。
BPOテクノロジーの働き方改革：チーム制が実現する多様な勤務形態
▲自宅での作業は一人でも、チャットやミーティングを通していつでもチームでコミュニケーションが取れる環境
編集部
ここからは、BPOテクノロジーさんのワークライフマネジメントについて、お話をお伺いできればと思います。メンバーの皆さんは、どのような働き方をされているのでしょうか？
大谷さん
個人により異なりますが、特徴的な面としては、小さなお子さんを持つスタッフが半数近くいます。保育園のお迎えまでに数時間だけ働くなど、隙間時間を活用して稼働している方が多いです。
また、世界33か国にスタッフがいるので、時差を生かして稼働されている方も多くいらっしゃいます。本当にさまざまな環境の方が、オンラインアシスタントとして働いています。
編集部
スタッフの皆さんが多様な働き方を実現できている背景には「チーム制」が深く関わっているかと思います。たとえば、チームの一人が急な予定で抜けてしまった場合には、どのような対応やフォローをされているのですか？
大谷さん
おっしゃるように、チーム制を採用していることは大きなポイントです。たとえば、お子さんが熱を出してしまって、急にお迎えに行かなければならないといった場合も、チームでフォローをする体制が整っているので、やり残した仕事を心配せずにお迎えに行けます。
編集部
小さなお子さんをお持ちの方でも、安心して働ける環境であることがよくわかります。うまく時間をやりくりすることで、短時間ではなくしっかりと働いているという方もいらっしゃるのでしょうか？
大谷さん
はい。完全在宅勤務のため、出社の必要がなく通勤時間がありません。そのためフルタイムで稼働しているスタッフもたくさんいます。中には、お子さんを迎えに行く間だけ離席して、1日を通して稼働しているというケースもあります。
編集部
そうなんですね。一般的には、9時～18時が世の中のコアタイムですが、お子さんを持つ方は、お子さんが寝た後に作業をするような働き方も可能なのでしょうか？
大谷さん
お子さんがいるスタッフは、大体10時～15時のパートのコアタイムと呼ばれる時間帯で稼働している場合が多いですね。
クライアント様やチームとのやり取りは、日中の稼働している時間帯にお願いしています。夜間に対応する作業が決まっているわけではなく、ご自身のタイミングで夜間に作業をしているスタッフもいます。
編集部
夜中に行った作業の納品や報告は、営業時間外でも可能なのですか？
大谷さん
納品や報告なども含め、全てのクライアント様とのやり取りは、当社の営業時間内にお願いしています。もしも次の日に稼働ができなければ、チーム内の別のスタッフに依頼しておくと、そのスタッフが納品や報告の対応をする仕組みになっています。
編集部
働く場所や時間が自由であることと、チーム制で稼働していることが、生活スタイルに合わせた柔軟な働き方を実現させているんですね。
キャリア開発支援：未経験業務へのチャレンジを促進する社内体制
編集部
BPOテクノロジーさんのスタッフの方々は、未経験の業務にもチャレンジできるのでしょうか？
大谷さん
はい。希望があれば、新しいことにも積極的に挑戦していただける環境です。スタッフの新しいチャレンジに対しては、希望業務の経験があるスタッフがフォローし、少しずつ作業に慣れていけるようなサポート体制を整えています。
また、社内のマニュアルが充実しているので、困ったときにはマニュアルを検索すれば自分で解決できる場合も多いです。マニュアルがない作業の場合は、作業しながらマニュアルを作成することもあります。
編集部
スタッフの新しい業務へのチャレンジについて、具体的な事例をお聞かせいただけますか？
大谷さん
例えば、文章作成経験のない方が「ライティングに挑戦したい」というケースや、営業事務経験者が「経理の仕事もやってみたい」というケースなど、様々な挑戦をサポートしてきました。
また、ひとつのクライアント様の依頼内容も時期により変化することが多いので、継続して対応する中で、様々な作業に挑戦できる機会があります。新しいスキルを身に付けたいという意欲や、「セルフマネジメント」能力が重要です。
身に付けたスキルを活かしたい、新しい業務にチャレンジしたいなどの希望があれば、ぜひ積極的に伝えていただきたいと思います。
編集部
クライアント様からの依頼内容が多様だからこそ、スタッフの新しい挑戦をサポートできるんですね。未経験の仕事にも日々の業務の中でチャレンジできるのは、とても魅力的だと感じます。
柔軟なキャリアパス：ライフステージに応じた働き方とキャリアアップの両立
▲在宅でも経験や希望に応じてキャリアアップが目指せる環境
編集部
BPOテクノロジーさんでは、新しい業務への挑戦をしながら、キャリアアップしている方も多いのでしょうか？
大谷さん
はい。当社は、ライフステージに合わせたキャリアアップを目指せる環境です。たとえば、お子さんが小さいうちは業務委託からスタートして、フルタイムで働けるようになったタイミングで社員になる方もいます。
実際に、社員にキャリアアップした方の半数以上が、業務委託の経験者です。これは、当社の柔軟な勤務体制が、個々のライフスタイルに合わせたキャリア形成を可能にしていることを示しています。
BPOテクノロジーが求める人材像：プライベートと仕事の両立を目指す方々へ
▲公式Instagramでも、採用やフジ子さんに関する情報発信をしている（公式Instagramから引用）
編集部
BPOテクノロジーさんには、どんなきっかけで入社される方が多いのでしょうか？
山中さん
最近ですと、結婚やライフステージの変化で働き方を変えたいと思ったときに、在宅でも仕事ができるという点に興味を持っていただいている方が多い印象です。
編集部
時間や場所に縛られない働き方は、ワークライフバランスを大切にしたい方にとって、心強い選択肢ですね。今後、どのような方がBPOテクノロジーさんで活躍していけるとお考えでしょうか？
大谷さん
当社では「明るくてポジティブな方」「生活も仕事も、すべて充実させたい方」「相手の気持ちを理解できる方」に当てはまる方を理想の人物像としています。
明るくポジティブな対応は、クライアント様との信頼関係を作るだけでなく、チームの雰囲気も高めてくれます。プライベートでの目標や大切にしている事がある方は、仕事にも尽力してくれるでしょう。また、相手の気持ちへの理解は、テキストコミュニケーションがメインの当社では、重要なスキルの1つだと考えています。
編集部
それでは最後に、読者の方に向けてメッセージをお願いいたします。
大谷さん
今後の人生設計を考えたときに、在宅での仕事をひとつの選択肢としてぜひ検討していただきたいと思います。
たとえば、結婚・出産・パートナーの転勤・ご家族の介護など、当社であればライフステージの変化に合わせた働き方が可能です。仕事に合わせて生活するのではなく、生活に仕事を合わせられるため、心身ともに充実した働き方が実現できます。
在宅でキャリアアップも目指していけるので、「仕事とプライベートのどちらも大切にしたい」という方に、ぜひご応募いただきたいと思います。
編集部
大谷さん、山中さん、本日はお時間をいただきありがとうございました。
下記採用ページには、実際に働いている方のインタビューや、1日のスケジュールが掲載されています。在宅ワークやオンラインアシスタントに興味を持った方は、ぜひ一度チェックしてみてください。
■取材協力
BPOテクノロジー株式会社：https://fujiko-san.com/
採用ページ：https://fujiko-san.com/careers/
Instagram：https://www.instagram.com/recruiting_fujiko_san/